用途別 データの保管場所

データの重要性

機密データなど会社で扱うファイルが重要なことは当然ですが、現在は個人情報として個人のデータも扱いに困るようになってきました。

書類

業務の中で様々な書類がありますが、大きく二つに分かれます。

前者「１」はPDFなど編集できないようにし、いろいろな意味で証拠として保存するものです。これは単にアップロードするだけなのでどのようなサービスでもあまり問題はありません。

ただ後者の「２」は単純なファイル管理ではなく、その後も操作していく必要があるため、ある程度サービスを選びます。要はアップするだけでなく、サーバー内で編集する機能が必要です。

もちろん単純にファイルをアップし、社員同士で共有しながら操作するということも可能ですが、同時にアクセスした場合に上書きしてしまうなどの危険があり、あまり安全な方法ではありません。

編集機能を持つ代表的な３つのサービスを挙げてみます。

Googleドライブ

一番のおすすめは「Googleドライブ」です。単純にデータの保管場所としても利用できますが、「２」のような書類を編集していく場合も便利です。Officeと同様の機能がそのままクラウド上で使用でき、かつ複数の利用者と同時に編集可能です。特に検討段階からの仕様書の作成などはバージョン管理も不要になりとても便利です。

Microsoft OneDrive (365)

現在はクラウドなどサーバー関連に力を入れているMicrosoftですが、誰もが使用するソフト「Office」をネット上で扱えるようにしています。そのためGoogleドライブとほぼ同等か、Officeに馴染みのある会社ではそれ以上のサービスになりました。ただ社外との共有や利用者の多さなどを考えるとGoogleドライブに一日の長があります。

Dropbox

データの安全な保管やPCと同期させるバックアップ機能が便利なDropbox。ただ書類の編集機能はかなり独自の機能としていることもあり、若干使いづらい面があります。またサービスの維持には企業としての強さも必要ですが、GoogleやMicrosoftとはやはり見劣りしてしまいます。

個人の写真や動画の保管

写真や動画は、個人の場合スマホに全て保存されていますので、通常はAppleのiCloudか、Google フォト（Google One）のクラウド上に自動で保存されています。

写真の枚数が増えるとどちらも有料化する必要がありますが、写真などはなくなった時のショックはかなり大きいので、素直に利用された方が良いと思います。普段、労力をかけずに自動でバックアップできるという仕組みはとても貴重です。

レンタルサーバーでのデータ保管

レンタルサーバーもデータを保管する場所です。HTMLやPHPなどのテキストファイル以外にも様々なデータを保管できます。

ただレンタルサーバーではセキュリティ上のリスクがあります。常にWebサイトへの不正アクセスが驚くほどあり、そのまま大切なデータを保管する場所としてはあまりお勧めできません。